A legtöbb KKV-ban a kollégák hetente több munkanapot veszítenek el e-mailek vadászatára, verziókövetési káoszra és manuális adminisztrációra, miközben a valódi értékteremtés háttérbe szorul.
A Microsoft 365 modern workspace-szel azonban sok vállalatnál 30%-os termelékenységnövekedés érhető el – mérhetően, 6% bevétel növekedéssel és akár 35%-os ROI-val három év alatt.
A modern workspace ereje Microsoft 365-tel
A Microsoft 365 nem csupán egy irodai programcsomag, hanem egy teljes értékű modern workspace megoldás, amely központosítja a kommunikációt, a fájlkezelést, az együttműködést és az automatizálást.
A Teams válik a munka központi felületévé, ahol a chat, a videómeetingek, a fájlmegosztás és a feladatkezelés egyetlen helyen történik. A OneDrive és SharePoint valós idejű közös szerkesztést biztosít, az Outlook, Word, Excel és PowerPoint Copilot funkciói pedig mesterséges intelligenciával gyorsítják a mindennapi feladatokat.
Hol segít a Microsoft 365 Copilot?
A Microsoft 365 Copilot a jogosultságoknak megfelelő vállalati adatok és a Microsoft 365 alkalmazások alapján támogatja a felhasználókat.
- Az Outlookban összefoglalhat hosszú levelezéseket és segíthet választervezetek készítésében.
- A Teamsben összefoglalhatja a megbeszéléseket, kiemelheti a döntéseket és az elvégzendő feladatokat.
- A Wordben első szövegváltozatokat, összefoglalókat és átdolgozott tartalmakat készíthet.
- Az Excelben segíthet a képletek, adatok és összefüggések értelmezésében.
- A PowerPointban meglévő dokumentumokból vagy utasításokból prezentációvázlatot hozhat létre.
A Copilot csak azokat a szervezeti adatokat tudja megjeleníteni a felhasználónak, amelyekhez az adott felhasználónak hozzáférése van. Ezért a bevezetés előtt különösen fontos a hibás vagy túl széles jogosultságok felülvizsgálata.
Konkrétan hogyan nő a termelékenység 30%-kal?
- Kommunikáció és meetingek
A szétszórt levelezések és különálló chat alkalmazások helyett a projektkommunikáció Teams-csatornákba rendezhető. - Dokumentumkezelés
A csapat dokumentumok SharePointban tárolhatók, ahol a munkatársak ugyanazon a fájlon dolgozhatnak. - Adatkezelés és riportok
A manuálisan vezetett Excel-táblák egy része Microsoft Lists vagy szabályozott SharePoint-listák segítségével központi adatforrássá alakítható. - Folyamat-automatizálás
A Power Automate automatikus értesítéseket, jóváhagyási folyamatokat, dokumentumkezelési lépéseket és adatmozgatásokat indíthat el.
7 jel, hogy az Ön cégének is modern workspace-re van szüksége
- A kollégák gyakran kérdezik, hol találják a legfrissebb fájlt.
- Több platformon zajlik a kommunikáció.
- Gyakoriak a verzió ütközések.
- Hosszú idő telik el a meetingek utáni adminisztrációval.
- Nehéz nyomon követni a feladatok állapotát.
- Az új dolgozók betanítása lassú.
- Aggodalomra ad okot az adatbiztonság.
Hogyan kezdjen hozzá?
- Állapotfelmérés
- Csomagok és licencek kiválasztása
- Pilotbevezetés
- Migráció és konfiguráció
- Oktatás és változáskezelés
- Mérés és optimalizálás
Egy jól felkészült partnerrel 4–8 hónap alatt stabilan megvalósítható.
A bevezetés időtartama a vállalat létszámától, a jelenlegi rendszerektől, az áthelyezendő adatok mennyiségétől, a jogosultságok összetettségétől és a kialakítandó automatizálások számától függ. Egy kisebb pilot néhány héten belül elindítható, a teljes szervezeti átállás és az új működés megszilárdítása azonban több hónapot is igénybe vehet.
Összefoglaló
A Microsoft 365 akkor javítja mérhetően a KKV működését, ha a vállalat nem különálló alkalmazásokat vezet be, hanem egységes munkafolyamatokat alakít ki. Ehhez rendezett dokumentumkezelésre, világos kommunikációs szabályokra, megfelelő jogosultságokra, célzott automatizálásokra és felhasználói oktatásra van szükség.
Az első lépés nem feltétlenül egy újabb licenc megvásárlása. Először azt kell meghatározni, hogy mely napi folyamatok kötik le feleslegesen a munkatársak idejét, és ezek közül melyek egyszerűsíthetők a Microsoft 365 eszközeivel.
Mérje fel IT-rendszerei valós állapotát, és derítse ki, hol veszítenek időt és pénzt a munkatársai!
Egy független szakmai felmérés segítségével pontos képet kap a működési szűk keresztmetszetekről, a rejtett biztonsági kockázatokról és az optimális fejlesztési lehetőségekről.