Régi az Office a gépeken, újat szeretne vásárolni. Az eladó pedig azt mondja: vegyenek Microsoft 365-öt, ez már az új Office. A név ismerős, a programok is azok, ezért sokan megveszik. Csak később derül ki: a cég nem irodai programot vett, hanem nagyvállalati levelező szervert, fájlszervert és címtárat, és ezeket valakinek üzemeltetnie is kellene.

A McKinsey szerint a vállalati átalakítások nagyjából 70%-a nem hozza a várt eredményt. Egy kis irodában ez ritkán jelenik meg látványos kudarcnak. Úgy néz ki, hogy a havidíjat már utalják, a levelezés megmaradt a régi tárhelyes postafiókon, a SharePointot pedig senki nem nyitotta ki.

Forrás: McKinsey & Company, Why do most transformations fail? https://www.mckinsey.com/capabilities/transformation/our-insights/why-do-most-transformations-fail-a-conversation-with-harry-robinson

Office 2024: egyszer megvásárolható irodai programcsomag

Az Office 2024-et elég egyszer kifizetni és telepíteni egy gépre. Kapunk vele Wordöt, Excelt, PowerPointot, a kisvállalati kiadásban Outlookot is. Nincs benne vállalati céges postaláda, nincs Teams, és nincs SharePoint.

Az Office 2024 Otthoni és kisvállalati kiadás bruttó ára 88 000 és 93 000 forint között van gépenként. Ez egy irodai Office csomag ára, nem pedig egy komplett nagyvállalati informatikai rendszeré.

Forrás: Notebookstore, Office 2024 Otthoni és kisvállalati verzió, https://notebookstore.hu/microsoft-office-2024-otthoni-es-kisvallalati-verzio-home-and-business-ep2-06667-p17583
Forrás: PROFI-COMP Kft., Office 2024 árlista, https://www.proficomp.hu/office.htm

A konstrukció egyszerű.

Megveszi a licencet, telepíti a számítógépre, majd használja.
Az Office 2024 nem tartalmaz Microsoft 365 előfizetéshez kapcsolódó üzleti felhőszolgáltatásokat. 
A következő fő Office verzióra sem frissül automatikusan.  Ha később egy új verziót szeretne használni, azt külön meg kell vásárolnia.
Ez a konstrukció akkor lehet megfelelő, ha a vállalkozásnak már működik a levelezése és a fájltárolása, és alapvetően csak korszerű Office programokra van szüksége.

Microsoft 365: Office programok és üzleti felhőszolgáltatások együtt

A Microsoft 365 Business Standard más konstrukció.

Előfizetéses rendszerben havidíjért egy folyamatosan frissülő irodai csomagot és ezek online szervereit kapjuk meg. 

A Microsoft 365 Business Standard jelenleg többek között ezeket tartalmazza:

• Word, Excel, PowerPoint és Outlook asztali, webes és mobilverzió.
• Exchange Online üzleti levelezés.
• Felhasználónként 1 TB OneDrive tárhely.
• SharePoint Online.
• Microsoft Teams a Teamst tartalmazó csomagban.
• Központi identitás és hozzáféréskezelés.
• Planner, Forms, Bookings, Loop és további Microsoft 365 alkalmazások.

A háttérben egy nagyvállalati címtár tartja össze ezeket a rendszereket. Ennek ma Entra ID a neve, (nyilvántartó rendszer; ki kicsoda, és kihez mihez van joga, stb.). Ha M365 Business csomagot vesznek, akkor előfizetnek egy bevezetendő komplex rendszerre, mely tartalmazza az Office applikációkat és ezeknek az online vállalati szervereit.

Ha ezt megveszik, nem egy ikont tettek a Start menübe, hanem három vállalati szolgáltatást vezettek be. 

Mit jelent a vállalati? Olvasson tovább és kifejtem!

Egy 10 fős cégnek gyakran nincs szüksége erre a rendszerre

A cégméret önmagában nem jó döntési szempont.

A levelezéshez nem kell feltétlenül az Exchange szerver. Rengeteg 1–10 fős cég filléres tárhelyes postafiókot használ, mert a forgalmukhoz ez bőven elég. Ha a NAS helyett felhőben akarják tartani a fájlokat, a Google és az Apple tárhelye töredékébe kerül annak, amit egy SharePoint felépítése és a Microsoft 365 folyamatos üzemeltetése jelent.

Ebben a helyzetben a gépenként 88–93 ezer forintos, egyszeri, bruttó tétel tervezhető kiadás. Nem kell céges Microsoft-fiókot felépíteni, nem kell átköltözni, és nem kell havi üzemeltetést fizetni csak azért, mert egy Wordöt akarnak megnyitni.

A Microsoft 365-tel három dolgot vesz, és mindháromhoz kell ember

Az első az online címtár szerver.
Ez dönti el, ki fér hozzá a levelekhez és a mappákhoz, és mi történik, ha valaki kilép. 

A második az Exchange Online szerver.
Ide költözik a postafiók, a domain, a naptár és a címjegyzék. 

A harmadik az online SharePoint szerver a OneDrive-val.
Ez nem egy olcsó mappa a felhőben, hanem külön fájlszerver, saját jogosultságokkal. Több tervezést és utómunkát igényel, mint egy NAS, egy Google Drive vagy egy iCloud.

Ezeket nem elég csak egyszer beállítani az elején. Rendszeres adminisztrációval jár a használatuk. Valakinek be kell léptetnie az új munkatársat, kiléptetnie a távozót, kiosztania a licenceket, és figyelnie, ki mit oszt meg a többiekkel. A bevezetéshez komoly szakmai tudás kell. A meglévő adatok átköltöztetése – postafiókok, fájlok, jogosultságok migrálása – időbe telik, és drága. Ha a költözés félbemarad, a cég fizeti az M365 havidíjat, a munka pedig továbbra is a régi levelezőn és a megszokott tárhelyen folyik.

Mennyibe kerül valójában a Microsoft 365? 

Egy 25 fős cégnél a Microsoft 365 Vállalati standard hivatalos listaára 12,13 euró felhasználóként havonta, ha évente előre van kifizetve, áfa nélkül. Ez nagyjából 1,4–1,6 millió forint OPEX egy évben, csak a licencekre. 

Ugyanennyi gépre számítva az Office 2024 88–93 ezer forintos bruttó áron egyszeri 2,2–2,3 millió forint CAPEX. Három év alatt maga az előfizetés utoléri ezt az összeget.

A két számot csak akkor szabad egymás mellé tenni, ha a cégnek tényleg semmi másra nincs szüksége, mint asztali Wordre és Excelre.

Egy 1–10 fős iroda olcsó levelezéssel, e-mailben küldött fájljaival és NAS-ával – vagy Google- illetve Apple-tárhelyével – gyakran pontosan így működik. A Microsoft 365-nél a licencdíj csak az első sor. Mellé jön a bevezetés, a költözés és az, hogy valakinek hetente foglalkoznia kell a rendszerrel.

Húsz–ötven fős cégnél már indokolt lehet az M365 rendszer bevezetése alapos felmérés és tervezés után!

Forrás: Microsoft, Vállalati standard listaár, https://www.microsoft.com/hu-hu/microsoft-365/business/microsoft-365-business-standard

Mikor érdemes Office 2024-et választani?

Az Office 2024 jó választás lehet, ha a vállalkozásnak elsősorban Wordre, Excelre, PowerPointra és Outlookra van szüksége.

Különösen akkor érdemes megvizsgálni ezt a lehetőséget, ha a céges levelezés már megfelelően működik egy másik szolgáltatónál, a dokumentumokat NAS-on vagy más meglévő tárhelyen tárolják, egy munkatárs jellemzően egy számítógépet használ, és nincs szükség SharePointra vagy központi Microsoft 365 együttműködési környezetre.

Ebben az esetben az egyszeri licenc egyszerűbb és könnyebben tervezhető konstrukció lehet.

Mikor érdemes Microsoft 365-öt választani? 

A Microsoft 365 Business Standard akkor válik igazán hasznossá, ha a szolgáltatásait ténylegesen használni is fogják.

Ilyen helyzet lehet, amikor a cég szeretné Exchange Online rendszerbe költöztetni a levelezését, egységes céges naptárakat szeretne, SharePointon akar közös dokumentumokat kezelni, OneDrive-on szeretné tárolni a felhasználók munkaanyagait, több eszközön akar Office alkalmazásokat használni, és központilag szeretné kezelni a felhasználókat és hozzáféréseket.
Ebben az esetben már nem egyszerű Office vásárlásról beszélünk, hanem a vállalkozás informatikai környezetének részleges átalakításáról.

Fontos!!!

Csak tudni kell, hogy a nagyvállalati szerverrendszerek bevezetése nagyvállalati költségekkel is járhat. Üzemeltető nélkül a Microsoft 365 nem egy előfizetéses Office, hanem egy gazdátlan rendszer.
Érdemes 3 évre összerakni a számokat: licencek, bevezetés, költözés, havi üzemeltetés. Az egyszeri számla ebből csak egy tétel. 

Mit tegyen most?

• Írja le, hol van a levelezés, mekkora a mérete? Hol vannak a fájlok, mennyi van, mekkora tárhelyet foglalnak ma? Ki kezeli a céges domain-t, van-e hozzáférésük az adminisztrációs felülethez?
• Kérjen ajánlatot Office 2024-re megbízható viszonteladótól! Bruttó 88–93 ezer forintos sávval számoljon!
• Ha a Microsoft 365 előfizetés felé hajlik, kérjen külön árat a címtár szerver, az Exchange szerver és a SharePoint szerver bevezetésére, az adatok átköltöztetésére és a havi üzemeltetésre.

Az Office 2024 akkor jó vétel, ha csak az applikációk kellenek. A Microsoft 365 akkor térül meg, ha a cég tényleg viszi a címtárat, a levelezőszervert és a fájlszervert. A kettőt azért keverik össze, mert mindkettőn Word és Excel van. Ettől még nem ugyanaz a két termék.

Nem tudja, melyik lenne megfelelő a cégének? 

Jelentkezzen ingyenes 30 perces konzultációnkra!
Átnézzük, hogyan működik jelenleg a levelezés, hol találhatók a fájlok, hány felhasználó és számítógép van a cégnél, majd megvizsgáljuk, hogy Office 2024, Microsoft 365 vagy egy köztes megoldás illeszkedik jobban a működéshez.
Így még a vásárlás előtt kiderül, mire van ténylegesen szükség, milyen bevezetési feladatokkal kell számolni, és mennyibe kerül a választott megoldás több éves távon.